Caso Rumos Education: +98% de adopción en comunicación interna con Microsoft Teams y digital signage
Imagina gestionar a más de 550 empleados distribuidos en sucursales remotas, sin el caos de correos electrónicos perdidos ni chats fragmentados. Cada día, noticias importantes se pierden, los equipos se sienten desconectados y se desperdicia tiempo buscando información. Así lo hizo Rumos Education: integrando Communicator en Microsoft Teams, transformaron el desafío en una oportunidad de comunicación fluida, inclusiva y medible. Con más del 98 % de adopción en pocas semanas, demuestran que una herramienta sencilla puede unir a una organización híbrida - y quizás también la tuya.
Desafío: Mejorar la Comunicación Interna en un Grupo con Equipos Distribuidos
La dispersión geográfica y la diversidad de funciones creaban un desafío significativo: mantener una comunicación interna eficaz, ágil y coherente entre equipos híbridos y presenciales.
El correo electrónico, el chat y las redes sociales eran ampliamente utilizados, pero resultaban insuficientes para fomentar la colaboración continua y el sentimiento de pertenencia.
Rumos buscaba una herramienta de comunicación interna integrada que simplificara el intercambio de contenidos y reforzara el vínculo entre equipos en diferentes ubicaciones.
“La comunicación interna es para nosotros un reto, con un enorme potencial de mejora. Queríamos una herramienta sencilla y rápida para compartir contenidos e información importante con todo el equipo”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Desafíos comunes de comunicación interna en las empresas portuguesas
En Portugal, donde el tejido empresarial está dominado por pymes y hay una adopción creciente de modelos de trabajo híbridos (con más del 60 % de las empresas implementando teletrabajo parcial, según el informe de CIP de 2024), los desafíos en la comunicación interna son especialmente agudos. La dispersión geográfica – piense en sucursales en Oporto, Lisboa y Algarve – agrava el problema: los equipos remotos se sienten aislados y la información fluye de manera fragmentada, lo que conlleva una pérdida de productividad estimada entre el 20 y el 30 % (datos del estudio de McKinsey sobre trabajo remoto en Europa).
Uno de los mayores obstáculos es la sobrecarga digital: los correos electrónicos inundan las bandejas de entrada (una media de 120 por día en Portugal, según Eurostat 2023), mientras que los chats y herramientas como Slack o Teams crean “silos” de conversación donde se pierden noticias importantes. En las empresas portuguesas, el 45 % de los líderes de RR. HH. informan de baja adhesión a los canales internos, lo que resulta en menor engagement y una cultura organizacional débil, especialmente en sectores como educación y servicios, donde opera Rumos.
Otro aspecto crítico es la falta de segmentación: los contenidos genéricos no llegan a quienes los necesitan, provocando una “fatiga informativa” que afecta al bienestar (el 72 % de los trabajadores portugueses sienten sobrecarga, según Deloitte). En escenarios híbridos, como el post-pandemia, la inclusión de equipos presenciales frente a remotos genera desigualdades: el 55 % de las pymes portuguesas luchan con ello, según encuesta de AEP.
Según el Instituto Nacional de Estadística Portugués, en los últimos tres meses de 2024, el 23,7 % de los trabajadores portugueses realizaron teletrabajo de forma permanente y el 37,9 % en régimen híbrido, sumando más del 61 % con algún tipo de trabajo remoto.
Estos desafíos no son inevitables. Como veremos en el caso de Rumos, soluciones integradas como Communicator en Teams pueden centralizar los flujos, segmentar los mensajes y aumentar la adopción, transformando el caos en colaboración coherente. Imagínese aplicar esto en su empresa: menos correos electrónicos, más foco y equipos más unidos.
¿Y si aplicaras esto en tu equipo? Rumos demostró que es posible...
La Solución: Communicator integrado en Teams
Ya cliente de Amplitude Net, Rumos Education eligió Communicator para Microsoft Teams, una aplicación que transforma Microsoft Teams en una plataforma moderna de comunicación interna, centralizando contenidos, noticias y campañas directamente en el entorno digital de trabajo (digital workplace).
Bajo el nombre INFO EDU, fue lanzado el 22 de mayo de 2024 con 190 usuarios iniciales y rápidamente se amplió a más de 550 usuarios. La solución abarca toda la estructura de Rumos Education, incluyendo personal, equipos de gestión y formadores.
“El hecho de que esta solución esté integrada en Teams ayudó mucho en la decisión. Es una de nuestras principales herramientas de trabajo”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Implementación: Comunicación Centralizada y Colaboración entre Departamentos
La gestión del Communicator se comparte entre el Departamento de Comunicación y Marketing y el Equipo de Recursos Humanos.
Cada una de las cuatro marcas de Rumos Education dispone de canales propios, garantizando segmentación y relevancia de los contenidos.
Los contenidos publicados incluyen:
- Contenidos institucionales de la Subholding Rumos Education
- Noticias de cada escuela
- Cumpleaños y efemérides
- Noticias, deporte y cultura corporativa
La funcionalidad de notificaciones personalizadas ayuda a mantener el interés y garantizar que la información llegue a todos los colaboradores de forma oportuna.
“Intentamos divulgar algunas informaciones en exclusiva y en primicia. Las notificaciones nos ayudan a mantener a los equipos informados y comprometidos”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Resultados: +98% de Adopción y Gran Participación
Metricas llave
El éxito fue inmediato: más del 98 % de los empleados accedieron a Communicator, mientras que la participación en los cuestionarios superó el 50 %. Estos números reflejan un aumento significativo en el engagement interno, con el consumo de contenidos creciendo de manera sostenible. La plataforma no solo centralizó la información, sino que también impulsó interacciones reales, transformando Microsoft Teams en un hub activo de comunicación - métricas que demuestran un rápido ROI para equipos híbridos como el de Rumos.
Los resultados muestran un aumento notable en la interacción y el consumo de información interna, sustituyendo progresivamente el correo electrónico como principal canal de comunicación.
“Observamos una creciente participación en los quizzes y que el acceso a algunas noticias se realiza ya a través de la plataforma. La comunicación se ha vuelto más democrática y fluida”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Ahora, imagina el impacto en los resultados: más del 98 % de adopción lo cambió todo.
Principales Beneficios para Rumos
- Centralización de la Comunicación Interna en Microsoft Teams
- Mayor implicación y participación de los empleados
- Segmentación de contenidos por marca y función
- Creciente interés en la interacción mediante quizzes
- Reducción de la dispersión informativa entre canales
- Integración nativa en el entorno digital ya utilizado por la organización
- El acceso a algunas noticias se realiza cada vez más a través de esta plataforma en lugar de enviarlas por correo electrónico.
La solución simplificó el proceso de comunicación y consolidó Communicator como el canal oficial de información interna de Rumos Education.
Futuro: Expansión de la Comunicación Digital
Tras los resultados positivos, Rumos estudia ampliar la solución a nuevos públicos, incluyendo los alumnos de sus escuelas.
El objetivo es reforzar la cultura organizacional, promover la transparencia y seguir desarrollando una comunicación más cercana, inclusiva y digital.
Sobre la Rumos Education
Rumos Education, creada en 1992, es una institución portuguesa con cerca de 32 años de experiencia en formación profesional. Está presente en 9 ciudades del país, con 12 centros educativos, y opera a través de cuatro escuelas profesionales: Profitecla, Profesional de Braga, Ruiz Costa y Digital. Cada año acoge a más de 3000 estudiantes en programas de formación profesional y CEF, respaldada por un equipo de aproximadamente 550 profesionales especializados. Su misión se centra en ofrecer una formación diferenciada, centrada en el alumno, que combina competencias técnicas, certificación profesional y una sólida conexión con el mercado laboral real.
Conclusión: Comunicación Interna Integrada y Eficaz
El caso de Rumos Education demuestra cómo una herramienta de comunicación interna integrada en Microsoft Teams puede transformar la cultura y los flujos de información dentro de una organización. Con Communicator para Microsoft Teams de Amplitude Net, Rumos logró democratizar el acceso a la información, aumentar la implicación de los equipos y crear un canal unificado, ágil y participativo.
Más que una herramienta, Communicator se ha convertido en un vínculo digital que conecta personas, equipos y conocimiento dentro de una organización que vive y enseña tecnología cada día.
¿Aún con dudas? Aquí tienes respuestas rápidas basadas en un estudio de caso real.
Preguntas frecuentes sobre Comunicación Interna en Teams (Caso Study Rumos)
¿Cómo mejoró Rumos Education la comunicación interna en múltiples ubicaciones?
Rumos integró Communicator en Microsoft Teams para segmentar contenidos por filial y marca, logrando más del 98 % de adopción entre 550 empleados.
"La comunicación se volvió más democrática y fluida."
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
¿Cuáles son los principales beneficios para equipos distribuidos?
La centralización de contenidos, las notificaciones personalizadas y los cuestionarios interactivos aumentaron el engagement en más del 50 %. Los correos electrónicos hestan siendo reducidos, promoviendo colaboración sin dispersión, ideal para empresas híbridas en Portugal.
¿Cuánto tiempo tarda en implementarse una solución como Communicator?
En Rumos Education, la implementación tomó pocas semanas, con integración fluida en Microsoft Teams y formación mínima. El ROI es rápido: más del 98 % de adopción y mayor participación en contenidos internos desde su lanzamiento en mayo de 2024.
¿Puede aplicarse esta solución a otros sectores en Portugal?
Sí, es adaptable a pymes y grandes empresas en educación (como Rumos), energía (REN) o retail. Se centra en segmentación remota, reduciendo silos e impulsando la cultura organizacional - contáctanos para una demo personalizada.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un Communicator para la empresa y para los empleados?
Para la empresa, Communicator centraliza la comunicación en Microsoft Teams, sustituyendo progresivamente el correo electrónico como canal principal e impulsando el ROI con una adopción rápida del +98%, como en el caso de Rumos Education, lo que se traduce en mayor eficiencia y alineación organizacional. Para los empleados, ofrece contenidos personalizados, cuestionarios interactivos (+50% de participación) y notificaciones relevantes que fomentan la inclusión, el compromiso y el sentido de pertenencia en equipos híbridos, evitando la fragmentación entre múltiples canales.