Case Rumos Education: +98% Adoção em Comunicação Interna com Microsoft Teams e Digital Signage
Imagina gerir mais de 550 colaboradores dispersos por filiais remotas, sem o caos de emails perdidos ou chats fragmentados. Diariamente, notícias importantes evaporam-se, equipas sentem-se desconectadas e o tempo desperdiça-se em buscas infinitas por informação. Eis como a Rumos Education o fez: integrando o Communicator no Microsoft Teams, transformaram o desafio numa oportunidade de comunicação fluida, inclusiva e mensurável. Com +98% de adoção em poucas semanas, provam que uma ferramenta simples pode unir uma organização híbrida - e talvez a tua também.
Desafio: Melhorar a Comunicação Interna num Grupo com Equipas Distribuídas
A dispersão geográfica e a diversidade de funções criavam um desafio significativo: manter uma comunicação interna eficaz, ágil e coerente entre equipas híbridas e presenciais.
O e-mail, o chat e as redes sociais eram amplamente utilizados, mas revelavam-se insuficientes para promover a colaboração contínua e o sentimento de pertença.
A Rumos procurava uma ferramenta de comunicação interna integrada que simplificasse a partilha de conteúdos e reforçasse a ligação entre equipas de diferentes localizações.
“A Comunicação interna é para nós um desafio, tendo uma enorme oportunidade de melhoria. Queríamos uma ferramenta simples e rápida para partilhar conteúdos e informações importantes com toda a equipa.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Desafios Comuns em Empresas Portuguesas
Em Portugal, onde o tecido empresarial é dominado por PMEs e uma crescente adoção de modelos híbridos de trabalho (com mais de 60% das empresas a implementar teletrabalho parcial, segundo o relatório da CIP de 2024), os desafios na comunicação interna são particularmente acutilantes. A dispersão geográfica - pense em filiais no Porto, Lisboa e Algarve - agrava o problema: equipas remotas sentem-se isoladas, e a informação flui de forma fragmentada, levando a uma perda de produtividade estimada em 20-30% (dados do estudo da McKinsey sobre trabalho remoto em Europa).
Um dos maiores obstáculos é a sobrecarga digital: emails inundam as caixas de entrada (média de 120 por dia em Portugal, per Eurostat 2023), enquanto chats e ferramentas como o Slack ou Microsoft Teams criam "silos" de conversa, onde notícias importantes se perdem. Nas empresas portuguesas, 45% dos líderes de RH reportam baixa adesão a canais internos, resultando em menor engagement e cultura organizacional fraca - especialmente em setores como educação e serviços, onde a Rumos opera.
Outro aspeto crítico é a falta de segmentação: conteúdos genéricos não chegam a quem precisa, levando a uma "fadiga informativa" que afeta o bem-estar (72% dos trabalhadores portugueses sentem overload, segundo a consultora Deloitte). E em cenários híbridos, como o pós-pandemia, a inclusão de equipas presenciais vs. remotas cria desigualdades: 55% das PMEs portuguesas lutam com isso, per inquérito da AEP.
De acordo com o INE, nos últimos três meses de 2024, 23,7% dos trabalhadores portugueses fizeram teletrabalho sempre, e 37,9% em regime híbrido - totalizando mais de 61% com algum teletrabalho.
Estes desafios não são inevitáveis. Como veremos no case da Rumos, soluções integradas como o Communicator no Teams podem centralizar fluxos, segmentar mensagens e impulsionar adesão - transformando o caos em colaboração coesa. Imagina aplicar isso na tua empresa: menos emails, mais foco e equipas mais unidas.
E se aplicasses isto na tua equipa? A Rumos mostrou que é possível...
A Solução: Communicator integrado no Teams
Já cliente da Amplitude Net, a Rumos escolheu o Communicator para Microsoft Teams - uma aplicação que transforma o Microsoft Teams numa plataforma de comunicação interna moderna, centralizando conteúdos, notícias e campanhas diretamente no ambiente de trabalho digital (digital workplace).
Sob o nome INFO EDU, foi lançado a 22 de maio de 2024 com 190 utilizadores iniciais, o projeto foi rapidamente expandido para mais de 550 utilizadores. A solução passou a abranger toda a estrutura da Rumos Education, incluindo staff, equipas de gestão e formadores.
“O facto de esta solução estar integrada no Microsoft Teams ajudou muito na decisão. É uma das nossas principais ferramentas de trabalho.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Implementação: Comunicação Centralizada e Colaboração entre Departamentos
A gestão do Communicator é partilhada entre o Departamento de Comunicação e Marketing e a Equipa de Recursos Humanos.
Cada uma das quatro marcas da Rumos Education dispõe de canais próprios, garantindo segmentação e relevância dos conteúdos.
Os conteúdos publicados incluem:
- Conteúdos institucionais da Sub Holding Rumos Education
- Notícias de cada uma das escolas
- Aniversários e efemérides
- Notícias, desporto e cultura corporativa
A funcionalidade de notificações personalizadas ajuda a manter o interesse e a garantir que a informação chegue a todos os colaboradores de forma oportuna.
“Tentamos divulgar algumas informações em exclusivo e em primeira mão. As notificações ajudam-nos a manter as equipas informadas e envolvidas.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Resultados: +98% de Adoção e Forte Envolvimento
Métricas Chave
O sucesso foi imediato: mais de 98% dos colaboradores acederam ao Communicator, enquanto a participação nos quizzes ultrapassa os 50%. Estes números refletem um aumento expressivo no engajamento interno, com o consumo de conteúdos a crescer de forma sustentável. A plataforma não só centralizou a informação, como impulsionou interações reais, transformando o Microsoft Teams num hub vivo de comunicação - métricas que comprovam o ROI rápido para equipas híbridas como a da Rumos.
Os resultados mostram um aumento expressivo na interação e consumo de informação interna, substituindo progressivamente o e-mail como principal canal de comunicação.
“Notamos que cada vez há maior participação em quizzes e que o acesso a algumas notícias é feito através da plataforma. A comunicação tornou-se mais democrática e fluida.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Agora, imagina o impacto nos resultados: +98% de adesão mudou tudo.
Principais Benefícios para a Rumos
- Centralização da Comunicação Interna no Microsoft Teams
- Maior envolvimento e participação dos colaboradores
- Segmentação de conteúdos por marca e função
- Maior interesse na via quizzes
- Redução da dispersão de informação entre canais
- Integração nativa no ambiente digital já utilizado pela organização
- Acesso a algumas noticias é cada vez mais feito através desta plataforma em vez do envio por e-mail
A solução simplificou o processo de comunicação e consolidou o Communicator como o canal oficial de informação interna da Rumos Education.
E como a Rumos Education está a pensar a evolução?
Futuro: Expansão da Comunicação Digital
Após os resultados positivos, a Rumos estuda o alargamento da solução a novos públicos, incluindo os alunos das suas escolas.
O objetivo é reforçar a cultura organizacional, promover a transparência e continuar a desenvolver uma comunicação mais próxima, inclusiva e digital.
Sobre a Rumos Education
A Rumos Education, fundada em 1992, é uma instituição portuguesa com cerca de 32 anos de experiência no ensino profissional. Está presente em 9 cidades nacionais, com 12 polos escolares, operando através de quatro escolas profissionais: Profitecla, Profissional de Braga, Ruiz Costa e Digital. Ano após ano acolhe mais de 3000 alunos/ano em cursos profissionais e CEF, sustentada por uma equipa de cerca de 550 colaboradores especializados. A sua missão centra-se numa formação diferenciada, centrada no aluno, que combina componente técnica, certificação profissional e ligação ao real mercado de trabalho.
Conclusão: Comunicação Interna Integrada e Eficaz
O caso da Rumos Education mostra como uma ferramenta de comunicação interna integrada no Microsoft Teams pode transformar a cultura e os fluxos de informação dentro de uma organização. Com o Communicator para Microsoft Teams da Amplitude Net, a Rumos conseguiu democratizar o acesso à informação, aumentar o envolvimento das equipas e criar um canal unificado, ágil e participativo. Mais do que uma ferramenta, o Communicator tornou-se um elo digital que liga pessoas, equipas e conhecimento - dentro de uma organização que vive e ensina tecnologia todos os dias.
Ainda com dúvidas? Eis respostas rápidas baseadas no case study real.
Perguntas Frequentes sobre Comunicação Interna no Teams (Case Study Rumos)
Como a Rumos melhorou a comunicação interna em múltiplas localizações?
A Rumos integrou o Communicator no Microsoft Teams para segmentar conteúdos por filial e marca, alcançando +98% de adoção entre 550 colaboradores.
“A comunicação tornou-se mais democrática e fluida.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing da Rumos
Quais os principais benefícios para equipas distribuídas?
Centralização de conteúdos, notificações personalizadas e quizzes interativos aumentaram o engagement em +50%. Tem reduzido os e-mails, promovendo colaboração sem dispersão, ideal para empresas híbridas em Portugal.
Quanto tempo demora a implementar uma solução como o Communicator?
Na Rumos Education, a implementação levou poucas semanas, com integração seamless no Microsoft Teams e formação mínima. O ROI é rápido: +98% adoção e maior participação em conteúdos internos desde o lançamento em maio de 2024.
Pode esta solução aplicar-se a outros setores em Portugal?
Sim, é adaptável a PMEs e grandes empresas em educação (como Rumos), energia (REN) ou retail. Foca em segmentação remota, reduzindo silos e impulsionando cultura organizacional - contacta-nos para demo personalizada.
Quais os benefícios de implementar um Communicator para a empresa e para os colaboradores?
Para a empresa, o Communicator centraliza a comunicação no Microsoft Teams, substituindo progressivamente o e-mail como canal principal e impulsionando o ROI com +98% de adoção rápida, como na Rumos – maior eficiência e alinhamento organizacional. Para os colaboradores, oferece conteúdos personalizados, quizzes interativos (+50% participação) e notificações relevantes, fomentando inclusão, engajamento e sentimento de pertença em equipas híbridas, sem a fragmentação de canais múltiplos.